Cosas del queso...

Ahora las leyes tributarias de Venezuela obligan a usar una máquina fiscal en la mayoría de los negocios, pero para eso se debe comprar una impresora o una caja registradora. 

Los dueños me preguntan cuál será la mejor opción para su empresa, yo les respondo "si tu negocio es una bodega y quieres continuar trabajando como una bodega, entonces, compra una caja registradora, pero si quieres crecer compra una impresora fiscal". 

Esto lo aprendí un día que fui a comprar un queso duro para rallar a un pequeño comercio, al llegar veo la calcomanía de cerrado por infractor que coloca el SENIAT.

El bodeguero un hombre blanco bigotudo se las ingenio para abrir y me dice "estoy trabajando calladito, me cerraron el negocio por 10 días por no estar facturando, ahora tengo que comprar una maquina fiscal porque me denunciaron y dijeron que yo tenía un abasto cuando yo lo que tengo son dos estantes y vendo cuatros frascos".

Le dije que yo podía ayudarle con un sistema administrativo para el uso de impresora fiscal y me dijo "ya pregunte y compre una caja registradora, yo lo que vendo son cuatro frascos, que abasto tengo yo, no necesito gran cosa".

Entonces le conteste "tomo una buena decisión, compró lo que necesita su negocio" .

Ahora le pregunto yo a Usted ¿quieres crecer?, entonces compra ya tu sistema administrativo y la impresora fiscal, sino quedaras como el bodeguero que cosas del queso.

Lee aquí las 4 Claves para elegir el mejor sistema administrativo.

Uso obligatorio de máquina fiscal

3 Claves para saber cuándo aplica la Norma

Lo primero que debes saber es que la norma que se encuentra en la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 dictada por el SENIAT en el año 2011 aplica para las personas naturales y jurídicas.

En cuanto a la obligación de uso de una máquina fiscal en tu negocio lo determinará el cumplimiento simultáneo de las tres condiciones siguientes:

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Clave 1. Ingresos Brutos Anuales

Si los ingresos brutos anuales obtenidos por tu negocio durante el año calendario inmediato anterior al que esté en curso, es superior a 1.500 Unidades Tributarias, entonces, cumples con la primera condición.

Clave 2. Número de operaciones con clientes que no utilicen la factura

Si el mayor número de operaciones de ventas o prestaciones de servicios que realizas en tu negocio es con clientes que no utilizan la factura como prueba del desembolso o del crédito fiscal, es decir, vendes bienes o prestas servicios a quienes no sean contribuyentes que determinen el ISLR o el IVA;  cumples con la segunda condición.

Clave 3. Sector económico

Si la actividad comercial de tu negocio desarrollo en conjunto o por separado alguna de las actividades siguientes, cumples con la tercera condición:

• Venta de alimentos, bebidas, cigarrillos y demás manufacturas de tabaco, golosinas, confiterías, bombonerías y otros similares.
• Venta de productos de limpieza de uso doméstico e industrial.
• Ventas de partes, piezas, accesorios, lubricantes, refrigerantes y productos de limpieza de vehículos automotores, así como el servicio de mantenimiento y reparación de vehículos automotores, siempre que estas operaciones se efectúen independientemente de la venta de los vehículos.
• Venta de materiales de construcción, artículos de ferretería, herramientas, equipos y materiales de fontanería, plomería y repuestos, partes y piezas de aire acondicionado, así como la venta de pinturas, barnices y lacas, vidrios y objetos de vidrio, vidrios y el servicio de instalación.
• Venta de artículos de perfumería, cosméticos y de tocador.
• Venta de relojes y artículos de joyería, así como su reparación y servicio técnico.
• Venta de juguetes para niños y adultos, muñecos que representan personas o criaturas, modelos a escalas, sus accesorios, así como la venta o alquiler de películas y juegos.
• Venta de artículos de cuero, textiles, calzados, prendas de vestir, accesorios para prendas de vestir, maletas, bolsos de manos, accesorios de viaje y artículos similares, y sus servicios de reparación.
• Venta de flores, plantas, semillas, abonos, así como los servicios de floristería.
• Servicio de comida y bebidas para su consumo dentro o fuera de establecimientos tales como: restaurantes, bares, cantinas, cafés o similares; incluyendo los servicios de comidas y bebidas a domicilio.
• Venta de productos farmacéuticos, medicinales, nutricionales, ortopédicos, lentes y sus accesorios.
• Venta de equipos de computación, sus partes, piezas, accesorios y consumibles, así como la venta de equipos de impresión y fotocopiado, sus partes, piezas y accesorios.
• Servicios de belleza, estética y acondicionamiento físico, tales como peluquerías, barberías, gimnasios, centro de masajes corporales y servicios conexos.
• Servicio de lavado y pulitura de vehículos automotores.
• Servicio de estacionamiento de vehículos automotores.
• Servicio de fotocopiado, impresión, encuadernación y revelado fotográfico.
• Servicios de alojamiento y hospedaje, prestados en hoteles, moteles, posadas y casa de huéspedes.
• Servicios de alquiles de cajas de corres o apartados postales (P.O. BOX).
• Venta de electrodomésticos o sus accesorios y repuestos.
• Ventas de libros, papelerías y artículos de oficina.
• Venta de muebles para el hogar y oficinas.

Si cumples las tres condiciones explicadas, entonces deberás adquirir una maquina fiscal, ya no podrás utilizar otro medio de emisión de facturas, sino en los casos que excepcionalmente establece la norma.

Notas Importantes:

1. Si tu negocio es un Restaurante, Bar, Cantina, Café o similar; incluyendo los servicios de comidas y bebidas a domicilio debes emplear como medio de facturación obligatoria una máquina fiscal, independientemente que hayas obtenido o no la cantidad de ingresos establecidos en la primera de las condiciones antes señaladas.
2. Si tu negocio inicio a partir del 08 de noviembre del año 2011; estas obligado a usar la máquina fiscal, sin considerar el monto de tus ingresos brutos anuales, pero solo cuando cumplas con el requisito relativo a la mayor número de operaciones realizadas con quienes no califiquen como contribuyentes del IVA o del ISLR.

Ahora tienes otra duda ¿cuál equipo es mejor para tu negocio? Te invito a leer Impresora Fiscal o Caja Registradora ¿cuál elegir?

Impresora Fiscal vs. Caja Registradora

Descubre cual necesita tu negocio

¿Ya fuiste fiscalizado por el SENIAT?

¿Te multaron con 1200 UT y cerraron tu negocio por 24 horas por no tener máquina fiscal para facturar?

Sabes que necesitas una máquina fiscal pero ¿tienes dudas entre comprar una impresora fiscal o una caja registradora?

Te invito a continuar leyendo para que puedas decidir cuál es la mejor opción para tu negocio.

¿La caja registradora fiscal es ideal para tu negocio?

Si tu negocio es de tamaño pequeño, ejerces una actividad económica regular y cuentas con un máximo de 5 empleados. Quiere decir que tienes una microempresa y si no tienes planes de crecimiento lo ideal para ti es una caja registradora fiscal.

Con este equipo cumplirás con las obligaciones para facturar que exige el SENIAT.

Dependiendo del Fabricante y el Modelo podrás:

• Generar facturas, notas de crédito y notas de débito.
• Manejar hasta 4 medios de pago.
• Hasta 3 tasas de impuestos.
• Reportes diarios X y Z.
• Hasta 37 códigos de barra.
• Hasta 3000 productos.
• Control de inventarios.
• Gaveta de dinero integrada.
• Manejar lectores de código de barra.
• Desde 8 hasta 16 tipos de productos (departamentos).
• Realizar anulaciones bajo clave.
• Manejar descuentos por monto y por porcentaje.

Pero no tendrás control de las operaciones administrativas de ventas, compras, bancos, caja chica, gastos generales, movimiento y operaciones de inventario, reporte gerenciales y de operaciones por usuario.

Ahora, si tienes visión de crecimiento para tu negocio, te recomendamos invertir en una impresora fiscal, continua leyendo.

Porque la impresora fiscal es la mejor opción

Si tienes entre 5 y 100 empleados y tus ventas anuales se encuentran entre 1.000 y 250.000 Unidades Tributarias (UT) tu negocio es una Pyme.

Entonces, la impresora fiscal es la opción para tu empresa.

Con este equipo además de cumplir con las obligaciones para facturar que exige el SENIAT facilitarás el control administrativo.

Si comparas, tiene mayores ventajas que una caja registradora al permitir:

• Anulación de facturas.
• Ventas a crédito.
• Sin límites de departamentos y productos.
• Operaciones de inventario: carga, descarga, traslado, ajustes y descargo de uso interno.
• Operaciones de venta: presupuestos, facturas, notas de entrega, descuentos y devoluciones.
• Operaciones de compra: órdenes de compra, facturas de compra y devoluciones.
• Cuentas por cobrar, cuentas por pagar  y bancos.
• Reportes diarios X y Z.
• Impresión Libro de Ventas y Libro de Compras.
• Retenciones de IVA e ISLR.
• Reportes gerenciales.
• Documentos y funciones de control de gestión del punto de venta.
• Usos de visores de precio, lectores de código de barra, balanzas electrónicas y gavetas de dinero.
• Conexiones remotas vía Internet.

Si decides que esta es la opción más adecuada, deberás contar con un computador para instalar la impresora fiscal y adquirir un sistema administrativo.

Te invito a leer el artículo 4 Claves para elegir el mejor sistema administrativo, antes de que tomes una decisión de compra.

En resumen, mi recomendación es invertir en una impresora fiscal. No olvides compara los actuales costos del mercado venezolano, para Mayo de 2016, bajo el criterio costo-beneficio:

Una caja registradora puede ubicarse entre los 450.000 y los 550.000 Bs.

Una impresora fiscal más el sistema administrativo puede ubicarse entre los 420.000 y 580.000 Bs. Y si a esta opción le sumas las ventajas que brinda el sistema administrativo, CRÉEME SERÁ TU MEJOR INVERSIÓN.

4 Claves para elegir el mejor sistema administrativo

Al momento de elegir qué programa administrativo es el más adecuado para su negocio, es importante que tenga en cuenta los siguientes criterios:

1)   Antes de Comprar

Considere la razón de ser de su negocio, aquello por lo cual se creó, sus actividades y en lo que se diferencia de la competencia.

Por ejemplo, si su empresa es un comercio, la solución de software administrativo debe ofrecer el control de las operaciones en el punto de venta; por el contrario, si es una manufacturera el sistema administrativo debe controlar las operaciones de producción y costeo.

Además, debe cumplir con todos los requerimientos exigidos por el SENIAT, SUNDEE y Alcaldía; según su actividad comercial.

Recuerde esta es una inversión que será usada en su empresa durante años. De allí la importancia de tomarse su tiempo antes de comprarlo.

2)   Eligiendo una Opción

Básicamente, se trata de evaluar los recursos técnicos que se necesitan y el precio de cada sistema. Es decir, encontrar el mejor costo-beneficio no sólo en un corto alcance sino a mediano y largo plazo.

Nadie quiere un sistema complejo y de difícil aprendizaje; si es muy complicado lo más probable es que tus colaboradores rechacen su implantación, entonces, presta atención a la simplicidad y facilidad. Si el sistema es basado en plataforma Windows, será seguramente más fácil de aprender y usar que un sistema de pantalla negra o azul.

También, debe ofrecer respaldos periódicos y garantizar la seguridad de la información.

Asimismo, será necesario invertir en capacitación y entrenamiento de todos aquellos colaboradores que serán sus usuarios. Es importante que aprenda a utilizar y aprovechar la tecnología, para que ésta funcione correctamente.

Por esta razón, es muy importante que al elegir al Proveedor considere la experiencia, el conocimiento del software y que ofrezca el mejor servicio. Cuando elige un software administrativo, decide por una Marca o Casa de Software y al mismo tiempo se decide por un  Proveedor de Servicios.

Paso lo mismo cuando decide comprar un auto, selecciona la Marca y el Fabricante así como el Concesionario que le preste el mejor servicio y le brinde las mejores opciones de coto-beneficio.

Por último, solicite un Demo del sistema y observe:

• Si es integrado ¿todos los módulos tienen el mismo aspecto e interactúan entre sí?
• ¿Maneja el dato único? Por ejemplo: se ingresan una única vez (un cliente, un producto, un servicio) y todos puede tener acceso a él sin reingresarlo nuevamente.
• Es en tiempo real ¿se pueden ver los datos al momento en que se registran en el sistema?
• ¿Cada transacción genera un asiento contable en forma automática?
• ¿incluye informes gerenciales?

3)   Al implantar

Defina claramente sus responsabilidades como empresa y las responsabilidades del Proveedor, recomendamos realizar un plan de trabajo por escrito para asegurar y hacer seguimiento de cada una de las actividades diarias y comparar el avance real obtenido.

No esta demás decir, que la falta de supervisión y el incumplimiento de las actividades establecidas le ocasionará costos adicionales.

4)   Soporte Post Venta

Es errado pensar que al comprar un buen programa administrativo robusto, fácil de usar y aprender, con manual de usuario ya lo tiene todo. REPITO ESTO ES UN ERROR.

Al momento en que necesite obtener un dato, presentar un informe o corregir una operación, por ejemplo; será cuando más valore tener el soporte de una persona que, con paciencia y conocimientos, lo guíe a la solución correcta.

En este instante se dará cuenta que está en juego el buen funcionamiento de su empresa y cualquier error o retraso puede causar pérdidas económicas.

Por lo tanto, a la hora de elegir un sistema administrativo evalúe lo siguiente:

• ¿Cuál es el medio de comunicación para ser atendido?
• ¿Cuál es el tiempo de respuesta?
• ¿Me ofrecen seguimiento paso a paso para conocer las causas del problema y su solución?

En resumen, si inicia seleccionando el programa administrativo apropiado, considerando los criterios anteriores, sus posibilidades de tener éxito aumentarán.

Si quiere conocer los sistemas administrativos autorizados por el SENIAT y comparar sus características DESCARGA YA la Guía Comparativa Sistemas Administrativos para Venezuela.