Al momento de elegir qué programa administrativo es el más adecuado para su negocio, es importante que tenga en cuenta los siguientes criterios:
1) Antes de Comprar
Considere la razón de ser de su negocio, aquello por lo cual se creó, sus actividades y en lo que se diferencia de la competencia.
Por ejemplo, si su empresa es un comercio, la solución de software administrativo debe ofrecer el control de las operaciones en el punto de venta; por el contrario, si es una manufacturera el sistema administrativo debe controlar las operaciones de producción y costeo.
Además, debe cumplir con todos los requerimientos exigidos por el SENIAT, SUNDEE y Alcaldía; según su actividad comercial.
Recuerde esta es una inversión que será usada en su empresa durante años. De allí la importancia de tomarse su tiempo antes de comprarlo.
2) Eligiendo una Opción
Básicamente, se trata de evaluar los recursos técnicos que se necesitan y el precio de cada sistema. Es decir, encontrar el mejor costo-beneficio no sólo en un corto alcance sino a mediano y largo plazo.
Nadie quiere un sistema complejo y de difícil aprendizaje; si es muy complicado lo más probable es que tus colaboradores rechacen su implantación, entonces, presta atención a la simplicidad y facilidad. Si el sistema es basado en plataforma Windows, será seguramente más fácil de aprender y usar que un sistema de pantalla negra o azul.
También, debe ofrecer respaldos periódicos y garantizar la seguridad de la información.
Asimismo, será necesario invertir en capacitación y entrenamiento de todos aquellos colaboradores que serán sus usuarios. Es importante que aprenda a utilizar y aprovechar la tecnología, para que ésta funcione correctamente.
Por esta razón, es muy importante que al elegir al Proveedor considere la experiencia, el conocimiento del software y que ofrezca el mejor servicio. Cuando elige un software administrativo, decide por una Marca o Casa de Software y al mismo tiempo se decide por un Proveedor de Servicios.
Paso lo mismo cuando decide comprar un auto, selecciona la Marca y el Fabricante así como el Concesionario que le preste el mejor servicio y le brinde las mejores opciones de coto-beneficio.
Por último, solicite un Demo del sistema y observe:
- Si es integrado ¿todos los módulos tienen el mismo aspecto e interactúan entre sí?
- ¿Maneja el dato único? Por ejemplo: se ingresan una única vez (un cliente, un producto, un servicio) y todos puede tener acceso a él sin reingresarlo nuevamente.
- Es en tiempo real ¿se pueden ver los datos al momento en que se registran en el sistema?
- ¿Cada transacción genera un asiento contable en forma automática?
- ¿incluye informes gerenciales?
3) Al implantar
Defina claramente sus responsabilidades como empresa y las responsabilidades del Proveedor, recomendamos realizar un plan de trabajo por escrito para asegurar y hacer seguimiento de cada una de las actividades diarias y comparar el avance real obtenido.
No esta demás decir, que la falta de supervisión y el incumplimiento de las actividades establecidas le ocasionará costos adicionales.
4) Soporte Post Venta
Es errado pensar que al comprar un buen programa administrativo robusto, fácil de usar y aprender, con manual de usuario ya lo tiene todo. REPITO ESTO ES UN ERROR.
Al momento en que necesite obtener un dato, presentar un informe o corregir una operación, por ejemplo; será cuando más valore tener el soporte de una persona que, con paciencia y conocimientos, lo guíe a la solución correcta.
En este instante se dará cuenta que está en juego el buen funcionamiento de su empresa y cualquier error o retraso puede causar pérdidas económicas.
Por lo tanto, a la hora de elegir un sistema administrativo evalúe lo siguiente:
- ¿Cuál es el medio de comunicación para ser atendido?
- ¿Cuál es el tiempo de respuesta?
- ¿Me ofrecen seguimiento paso a paso para conocer las causas del problema y su solución?
En resumen, si inicia seleccionando el programa administrativo apropiado, considerando los criterios anteriores, sus posibilidades de tener éxito aumentarán.
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